Nos dias de hoje, um dos conceitos mais populares entre empreendedores e gestores é o Planejamento Estratégico. No entanto, poucos colhem os benefícios de uma estratégia bem planejada e implementada.

De maneira geral, planejar estrategicamente uma organização significa definir um método eficaz de utilização dos recursos disponíveis visando atingir um objetivo pré-definido. Ou seja, com uma estratégia bem estruturada, é possível estabelecer diretrizes de maneira coerente, além de ações pensadas e projetadas para atingir as metas. A organização e o tratamento de dados podem se tornar infinitamente mais simples.

Hoje, a maioria das empresas educacionais já está na era digital, com seus processos devidamente automatizados e controle total das informações. Tarefas como gestão pedagógica, controle de matrículas, pagamento de mensalidades e acompanhamento do desempenho acadêmico podem ser realizadas em poucos cliques — e sem papelada — com o uso de softwares pensados para a área.

O que é um software de gestão escolar?

A ferramenta tem como objetivo aperfeiçoar a gestão de todas as áreas que envolvem o processo de ensino: desde o setor financeiro, o planejamento pedagógico, o registro acadêmico até a análise de dados.

O sistema permite controlar as atividades desenvolvidas na escola, gerenciar as informações e fornecer dados em tempo real para os pais dos alunos. Ele também melhora o serviço de atendimento aos estudantes e reduz custos operacionais, já que substitui fluxos impressos e manuais por funções automáticas. Com esse sistema, a emissão e o pagamento de boletos, os agendamentos das aulas, o acompanhamento de notas e demais consultas passam a ser executadas on-line, com processos em uma plataforma.

É claro que existem softwares e aplicativos menores para automatizar cada um dos processos acadêmicos, mas misturar soluções fragmentadas e, por vezes, conflitantes pode complicar ainda mais o que por si só já é complexo, como um quebra-cabeças com peças trocadas. Um sistema de gestão acadêmica unifica e controla os diferentes fluxos, simplificando o funcionamento de cada um deles, e, por consequência, da própria instituição.

Vantagens de contratar um software de gestão educacional

Gestores

Para gestores, esse sistema se traduz em agilidade na comunicação com os estudantes e padronização nas resoluções de problemas. Além disso, com a automação dos processos e organização, gestores e coordenadores ficam livres para focar na expansão da instituição.

Professores

Como o sistema providencia um portal exclusivo para o corpo docente, os professores têm mais autonomia e agilidade ao publicar e armazenar planos de aulas, relações de presença e ausência, avaliações e notas, além de materiais de apoio.

Estudantes

Com um portal específico para atender suas demandas, os alunos possuem controle sobre seus compromissos acadêmicos e financeiros, serviços e operações relativas a notas, prazos, faltas, listas de leitura, reposições, mensalidades etc. Para estudantes de EAD, isso é especialmente útil, já que na maioria dos casos não podem ir até a escola presencialmente para resolver suas questões.

Setor financeiro

O mesmo ocorre com o setor financeiro. A automação desses fluxos gera informações e relatórios em tempo real sobre faturamento, inadimplência, despesas etc. As dúvidas, pendências e requisições dos alunos ou responsáveis passam a ser resolvidas com mais rapidez e precisão.

Aumento na captação de alunos

Com uma gestão escolar eficiente, os pais ficam mais satisfeitos com as atividades praticadas em sala de aula. Como consequência, eles mantêm os filhos na escola e passam a recomendar o espaço para outras famílias, aumentando as chances de captação de novos alunos.

E é claro que a transformação digital já chegou ao mercado da educação, trazendo novos desafios para os gestores de escolas, universidades e cursos. O volume de dados gerado no dia a dia de uma instituição de ensino é muito grande. Com frequência, quando a informação não é processada e armazenada corretamente, essa avalanche sobrecarrega o departamento acadêmico ou a secretaria, e também impacta o financeiro, gerando empecilhos que dificultam e até impedem o funcionamento das outras áreas da instituição.

Com um sistema de gestão educacional, estas informações ficam digitalizadas e organizadas. Elas podem ficar armazenadas em nuvem ou em um servidor dentro da própria instituição e ser utilizadas para gerar relatórios e análises precisas, servindo como um suporte ao invés de um empecilho.

Assim, com um software próprio, é possível reunir e gerenciar todos os dados e processos de uma escola — e traçar estratégias para crescer.