As escolas são instituições voltadas para o aprendizado e desenvolvimento, mas não se pode esquecer que também são empresas de caráter público ou privado, em que uma boa gestão escolar é essencial para que os recursos financeiros sejam bem aplicados. Isso implica na entrada e saída de dinheiro, no investimento em recursos, nos gastos com equipamentos e manutenção, dentre outros aspectos que impactam as finanças da escola.

Quando se fala em processos financeiros da escola, eficiência é algo que faz total diferença. Afinal, processos ineficientes geram gargalos, e eles impactam na saúde financeira da instituição. Além disso, se tudo é muito manual, a produtividade dos colaboradores também é afetada, diminuindo o tempo que eles poderiam empregar em outras atividades. Portanto, pensar em automação é vital se o objetivo for obter ganhos exponenciais em eficiência e produtividade.

As experiências com softwares de gestão escolar têm se mostrado de grande eficiência. Isso devido ao fato de que o sistema automatiza processos repetitivos e libera tempo para que os gestores possam planejar a implementação de melhorias na instituição, trazendo benefícios diretos na qualidade do serviço prestado para os alunos e seus responsáveis.

Com os fluxos de trabalho bem organizados e otimizados, as chances de erros em tarefas operacionais podem cair significativamente, economizando tempo e recursos dos profissionais. 

No fim das contas, em vez de usar o tempo para enviar mensagens e realizar ligações de cobrança, sua equipe poderá direcionar seus esforços para atividades e tarefas mais importantes dentro da gestão escolar.

O pagamento de boleto é uma condição que contribui diretamente para a adimplência escolar. Afinal, ele possibilita ao aluno (ou responsável) a arcar com as mensalidades de várias maneiras (internet banking, caixas eletrônicos, lotéricas, entre outras), o que facilita bastante o processo.

Tão importante quanto a flexibilidade dos boletos escolares é a otimização dos procedimentos de cobrança da instituição de ensino. Como assim? Podemos explicar em uma só palavra: automação.

Automatizar a emissão do documento é um ótimo avanço para a gestão financeira de uma escola não somente pela redução da inadimplência, mas por agilizar um processo que pode sobrecarregar o atendimento, bem como resultar ineficiência operacional.

Quer trazer a automatização para a sua gestão escolar? A seguir, explicamos como a integração entre software e sistema de pagamentos torna isso realidade em cinco etapas. Acompanhe!

Geração de boleto

A primeira etapa é solicitar a emissão do boleto por parte da escola. Supondo que o aluno tenha fechado a sua matrícula, o departamento financeiro pode gerar um boleto referente à mensalidade ou, se preferir, todos os boletos relativos ao semestre.

O procedimento é realizado a partir do software de gestão escolar. No próprio sistema, o operador preenche os campos com as informações necessárias e confirma a solicitação. Até mesmo o aluno — contanto que tenha acesso ao sistema —, está habilitado a fazê-la.

Integração com o servidor

Confirmada a solicitação por meio do software, eis que ocorre a integração deste com o servidor que se comunica com o sistema de pagamento, o qual se encontra pronto para redirecionar todas as informações à aplicação interna.

Processamento e encaminhamento da cobrança

Essa etapa funciona como se a escola encaminhasse o arquivo de registro dos boletos ao banco responsável. Em seguida, o boleto é encaminhado para o pagador.

Com a integração de serviços online e a decorrente automação do software tudo ocorre automaticamente, de modo que o aluno / responsável ou a tesouraria da escola recebam o boleto para impressão (no primeiro caso, via e-mail). 

Por mais que uma série de tarefas ocorram durante o processamento, a automatização faz com que ele seja concluído rapidamente. 

Confirmação do pagamento de boleto

Assim que o pagamento for confirmado pelo servidor, a escola é imediatamente notificada (por meio do software) e efetua a baixa de forma automática. O mesmo acontece se não houver pagamento, porém a próxima ação é realizada pela equipe de cobrança.

Uma gestão financeira feita com competência vai evitar que a instituição de ensino sofra com problemas de capital de giro, já que as contas permanecem equilibradas sem a necessidade de sacrificar a qualidade pedagógica da escola.

Ainda não se convenceu sobre a importância de utilizar um sistema de gestão financeira em sua escola? Então conheça os maiores benefícios que eles oferecem!

1. Eficiência no planejamento financeiro

Além de auxiliar no melhor direcionamento das atividades da equipe gestora e nas ações escolares que vão ser feitas durante o período letivo, um ótimo software de gestão também vai ajudar na elaboração de um planejamento financeiro muito mais completo.

Pois, a partir dos recursos ofertados por esse tipo de sistema, você pode elaborar relatórios, propor e acompanhar metas para conseguir captar mais alunos e ainda organizar de modo sistematizado todas as entradas e saídas, encontrando oportunidades para diminuir os gastos, realocar recursos e fazer investimentos.

Assim, com todos esses números, é possível ter uma visão geral da situação financeira do negócio e conseguir obter projeções confiáveis para os meses, bimestres ou semestres letivos que virão.

2. Redução da inadimplência

A inadimplência prejudica muito o planejamento e o fluxo de caixa das instituições de ensino. Afinal, é um valor que não vai chegar até o caixa da escola na data planejada. Qual é o resultado? Os objetivos não serão cumpridos, podendo até mesmo comprometer as atividades.

Além disso, a inadimplência prejudica o relacionamento da escola com os pais ou responsáveis dos estudantes. É possível que eles passem a evitar a instituição por saberem que têm um débito.

Mas há uma boa notícia: sistemas de gestão financeira para escolas podem solucionar esse problema, pois diminuem a inadimplência com o controle efetivo da carteira de recebimentos, assegurando um acompanhando muito mais preciso e com ações extremamente pontuais.

Assim, evita-se o acúmulo na cobrança e também o aumento do índice de inadimplência.

3. Agilidade dos processos

De modo geral, é possível perceber que o uso de ferramentas tecnológicas pode garantir resultados muito positivos, modernizando o dia a dia da instituição e trazendo muito mais praticidade ao agilizar os processos administrativos e financeiros, tornar o atendimento mais eficientes e reduzir erros.

Com sistemas de gestão financeira, a escola consegue otimizar os serviços e processos da rotina, tendo todo o tempo necessário para as atividades acadêmicas.

4. Redução de custos

A redução de custos operacionais é um dos principais benefícios de um sistema de gestão financeira.

Uma vez que todas as operações são registradas dentro de um mesmo ambiente, os custos com manutenção e com operação são reduzidos de modo significativo.

Problemas identificados com antecedência, como controle de contas a pagar, por exemplo, passam a ser menores (muitas vezes, eliminados), o que acaba tornando o trabalho dos profissionais cada vez mais eficiente.

O resultado de tudo isso é que esses trabalhadores passam a ter mais tempo para executar atividades mais complexas dentro da escola.

5. Melhora no controle

O uso de um sistema de gestão financeira é indispensável para que a escola possa conciliar as informações financeiras, fazer um acompanhamento completo de todas as movimentações e conseguir uma relação extremamente detalhada das despesas.

Você consegue fazer o cadastro dos gastos mais simples e dos custos maiores, como o pagamento de funcionários da escola ou despesas de infraestrutura, como limpeza, energia, água e telefones, e, claro, atividades de manutenção preventiva, que possibilitam mais segurança a todos os que estão presentes no ambiente escolar.

Assim, consegue-se garantir um melhor uso dos recursos financeiros, podendo evitar desperdícios, fazer investimentos que ajudem no crescimento da instituição ou, ainda, criando uma reserva financeira para as possíveis emergências.

6. Auxílio na tomada de decisão e integração com as instituições

A visão global que o software de gestão proporciona para a escola faz com que seja possível tomar as mais acertadas decisões a fim de melhorar pontos como planejamento e orçamento da instituição.

A análise de dados padronizados e concretos em uma mesma interface acaba facilitando a tomada de decisões.

Além disso, outra vantagem é a integração com as instituições bancárias, com envio de processamentos e arquivos remessas de retornos bancários, permitindo a baixa automática de títulos no sistema.

7. Otimização do tempo

Um sistema de gestão permite que todas as informações possam ser cruzadas para oferecer um panorama completo de como está a escola e identificar quais são os departamentos que precisam de maior atenção.

Fazer isso por conta própria, sem dúvidas, vai demandar tempo, podendo gerar muita confusão.

Além disso, é possível que dados importantes sejam deixados de lado em detrimentos de outros, sem contar que o uso de um bom software vai agilizar e sistematizar as tarefas dos profissionais que atuam no setor financeiro, ao permitir a realização de várias ações, como:

• Cobrança aos pais ou responsáveis inadimplentes, além do envio de comunicados para o pagamento da mensalidade em atraso;
• Emissão automática de boletos bancários;
• Cálculo de percentuais de desconto nas parcelas e controle sobre a concessão de bolsas aos estudantes;
• Elaboração do orçamento anual completo da instituição de ensino;
• Emissão de relatórios com dados específicos de cada turma.