Técnicas de cobrança: 10 dicas para aplicar agora mesmo na sua escola

Nos últimos anos a inadimplência escolar cresceu em todo o país: 22% no ensino infantil, fundamental e médio; e 38% no ensino superior. A tendência foi de diminuição do número de alunos e, consequentemente a demissão de professores e funcionários. Muitas são as dúvidas sobre como aumentar o número de matrículas, reter os alunos e diminuir a evasão escolar, fazer parcerias, fazer investimentos em melhorias físicas e de gestão e um dos principais desafios é lidar com a inadimplência escolar.

É necessário efetuar a cobrança, mas como fazer isso sem abalar as bases de relacionamento construído? Uma cobrança mal planejada pode por fim à matrícula do aluno e acabar com a possibilidade de indicação de novos estudantes, mas em contrapartida a saúde financeira da instituição tem de se manter vigorosa.

A hora é de usar a criatividade e disposição para sentar à mesa e apresentar propostas, ajudando a manter os alunos na escola e evitando salas vazias. Vamos apresentar 10 dicas de cobranças para melhor ao fluxo financeiro em sua instituição:

1 - Aposte nos benefícios da negociação

É preciso que a escola esteja disposta a construir uma saída em conjunto com os pais, pois o objetivo é que a situação evolua, saindo do ponto de estagnação. Alguns exemplos de ações que podem levar a um acordo:

• ouvir e ponderar as explicações oferecidas;
• abrir mão dos juros;
• parcelar o saldo devedor;
• oferecer desconto caso o pagamento seja efetuado à vista.

Para chegar a um acordo justo e satisfatório, ambas as partes precisam focar a solução e não o problema.

2 -  Automatize a gestão financeira

Automatize as operações financeiras por meio de um sistema de gestão escolar, como o MHUND. Com ele, a instituição ganha tempo e produtividade em uma série ações, como no controle de despesas, geração de relatórios e diagnósticos e gerenciamento de matrículas. Além disso, um sistema de gestão escolar permite que a instituição centralize todas as informações sobre os seus alunos em uma mesma plataforma. Isso possibilita acompanhar aqueles que estão inadimplentes e os que estão em dia com a mensalidade. Essa facilidade faz com que você crie planos de ação mais rápidos e efetivos no caso de inadimplência, evitando que os atrasos se acumulem e gerem muitos juros, o que dificulta o pagamento.

3 - Utilize diversos canais de comunicação

Cada pessoa tem preferência e utiliza com mais frequência determinado canal de comunicação. Há pais e responsáveis que acessam o portal do aluno com periodicidade, enquanto alguns checam seu e-mail diariamente. Existem também os pais que preferem acessar e receber informações financeiras através do aplicativo escolar, e no caso do PROFESSUS APP o aplicativo permite um controle e acompanhamento total. Outros pais ainda preferem o método tradicional de receber os boletos pelo correio.

4 - Defina regras para pagamento

Outra forma de reduzir a inadimplência escolar é por meio da definição de regras claras de pagamento da mensalidade no ato da matrícula. Ao estabelecer o contrato com os pais e responsáveis pelos seus alunos, é importante deixar claro o valor e as formas de pagamento que a sua instituição de ensino aceita.

5 - Conceda descontos de adimplência

Você pode criar descontos progressivos ou benefícios na próxima matrícula para as pessoas que fizerem o pagamento da mensalidade em dia. Inclusive, quem pagar antecipadamente pode ganhar cupons para a participação de uma espécie de sorteio mensal ou ganhar um desconto adicional.Essa é uma forma de estimulá-los a continuar pagando as mensalidades em dia, mesmo em situações de dificuldade financeira.

6 - Conceda vantagens aos bons pagadores

Seguindo a dica anterior, para acabar com a inadimplência escolar, você também pode criar um plano com pontuações anuais. Um exemplo de ação nesse sentido é o acúmulo de determinada quantidade de pontos para cada mensalidade paga em dia.Você também pode criar pontos para alunos que tenham boas notas e não faltam às aulas. A união dessas ações permite que os pais e estudantes troquem esses pontos por benefícios ou premiações no fim do ano letivo.

7 - Crie roteiros de cobrança

Uma cobrança mal feita pode gerar problemas de relacionamento com os seus alunos e responsáveis por eles. Tendo isso em mente, criar um roteiro de cobrança é essencial para atuar de maneira efetiva no combate a inadimplência escolar. Não tenha medo de cobrar no caso de atrasos ou não pagamento. Porém, defina um responsável por esse processo e padronize a atividade. Crie métodos de cobrança de acordo com o perfil do aluno e o valor da dívida, assim como tempo de inadimplência.

8 - Renegocie a dívida

Exigir o pagamento da dívida sem levar em consideração a realidade financeira atual da família é um processo extremamente ineficaz. Isso pode inclusive aumentar o seu índice de inadimplência escolar. Portanto, utilize ferramentas de renegociação da dívida com os alunos inadimplentes para aumentar a eficácia das suas ações. Para uma maior praticidade e eficácia, utilize o COBRITT.

9 - Defina metas e acompanhe a evolução

Prepare seus relatórios e tenha métricas claras para avaliar inadimplência escolar mensal e acumulada e rolagem de dívida e no MHUND, a instituição pode ter suas métricas elencadas apresentadas em dashboards, que são painéis com informações e gráficos que mudam em tempo real e também receber avisos nesses painéis sobre eventuais métricas que não estejam em linha com o planejado.

10 - Comece com uma base forte