Você sabe qual é a utilidade e quais são os benefícios do certificado digital para instituições de ensino? A realidade é que muitas pessoas não têm conhecimento da sua importância. No entanto, trata-se de uma ferramenta muito útil. O certificado digital, além de ser obrigatório em alguns casos, devido a exigências do Ministério da Educação (MEC), facilita bastante o dia a dia nas escolas.

Nesse cenário de transformação digital, cada vez mais, as empresas de todos os segmentos dependem da tecnologia para a execução das suas atividades. Dessa maneira, pensando em ajudar você a conhecer mais sobre o tema, vamos apresentar os benefícios do certificado digital para instituições de ensino.

O que é certificação digital?

Certificado digital é um documento eletrônico que serve para identificar e autenticar pessoas físicas e jurídicas com segurança. Ele pode ser aplicado em sites e sistemas eletrônicos. Uma das primeiras aparições mais relevantes no Brasil do certificado digital ocorreu quando o Poder Judiciário informatizou seus processos. O juiz, atualmente, pode assinar sua sentença por meio de um certificado digital, por exemplo.

Para que isso ocorra, utiliza-se uma tecnologia chamada criptografia, que garante o sigilo e a autenticidade das informações. Em outras palavras, o certificado é uma identidade virtual, que comprova a idoneidade de uma pessoa no ambiente digital. Ela é reconhecida com precisão no sistema e pode navegar sem problemas.

Funcionamento

O certificado digital é baseado em criptografia. Existe uma infraestrutura que é, na verdade, um conjunto complexo de técnicas, procedimentos e práticas que suportam um sistema criptográfico baseado em certificados digitais.

No Brasil, essa infraestrutura é chamada de ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Por definição, “é uma cadeia hierárquica de confiança que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão”. A ICP-Brasil é responsável por supervisionar e fazer auditoria dos processos, e pelo credenciamento e descredenciamento dos participantes da cadeia.

No topo da hierarquia da cadeia de certificação, a primeira autoridade da ICP Brasil (chamada de Autoridade Certificadora Raiz) é o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). A partir dela, é possível reconhecer outras autoridades, que poderão emitir os certificados.

Entendida essa estrutura, o funcionamento é mais simples. Quando uma pessoa física ou jurídica solicita um certificado a uma autoridade reconhecida, esta verifica a identidade do solicitante e faz uma análise sobre os requisitos do interessado. Se eles forem atendidos, o certificado é emitido. A partir de então, é possível verificar, em ambiente digital, a identidade de seu proprietário.

E como ocorre a verificação? O certificado digital faz a conexão entre uma entidade e uma chave pública para validar a identidade do usuário. Em geral, ele contém as seguintes informações:

• Entidade para o qual o certificado foi emitido (nome, e-mail, CPF/CNPJ, PIS etc.);
• Validade do certificado digital;    
• Chave pública que se refere à chave privada de posse da entidade especificada no certificado;
• Assinatura da autoridade certificadora.

Importância do certificado digital

A certificação digital para instituições de ensino e para qualquer empresa é a melhor maneira de garantir a identidade no mundo digital. Disso, decorre alguns benefícios claros que serão usufruídos pelo usuário, tais como:

• Cumprimento das obrigações fiscais, uma vez que elas só podem ser transmitidas ao SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) por meio do sistema, que demanda certificação digital;
• Garantia de que a informação se manterá íntegra e autêntica, uma vez que ele é projetado para ser difícil de falsificar;
• Emissão com rapidez de documentos de envio obrigatório ao cliente (ou, no caso das instituições, aos alunos);
• Informações pessoais que auxiliam a identificar e rastrear o proprietário, e a identificar a autoridade emissora;
• Realização de transações com agilidade e facilidade.

Mas e quando falamos de certificação digital para instituições de ensino? Qual é a aplicação e o funcionamento dessa tecnologia?

Desde 2016, o MEC (Ministério da Educação) está emitindo portarias em que pede o certificado digital para alguns procedimentos. O acervo acadêmico — com teses, dissertações, Trabalhos de Conclusão de Curso (TCCs) — devem ser digitalizados, segundo a Portaria n.º 315/2018. Essa obrigatoriedade é mais detalhada nos artigos 45 e 46.

O uso do certificado digital nesse processo é essencial para cumprir a determinação do MEC.

Além da digitalização, é necessário ter um comitê gestor responsável pelo acervo digital. Os integrantes têm como principal objetivo a segurança dos documentos. Um sistema especializado em gerenciamento eletrônico também é exigido.

Já a Portaria n.º 330/2018, institui a emissão de diplomas digitais, além de históricos e outros documentos para comprovar algo relacionado ao desempenho acadêmico ou obtenção de título.

O artigo segundo desta portaria especifica o uso do certificado digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP Brasil). De acordo com a norma, o objetivo é garantir autenticidade, inviolabilidade, confiabilidade, rastreabilidade e validade jurídica. 

A Portaria n.º 554/2019, “dispõe sobre a emissão e o registro de diploma de graduação, por meio digital, pelas Instituições de Ensino Superior — IES pertencentes ao Sistema Federal de Ensino”. Ou seja, instituições públicas e privadas são obrigadas a conceder o diploma digital, bem como o histórico eletrônico.

Quais são as vantagens de incluir o certificado digital para instituição de ensino?

Acesso a portais do governo

Faculdades, escolas, cursos técnicos e muitos outros têm diversas obrigatoriedades empresariais com a Receita Federal, Fisco e demais entidades. Em alguns casos, o certificado digital é pré-requisito para os serviços, em outras, ele facilita o acesso. Permite que as tarefas sejam realizadas sem deslocamento, de forma rápida e segura.

Redução de custos

Inicialmente, haverá uma grande redução de custos relativos à impressão. Essas organizações gastam boas quantias de dinheiro emitindo documentos que, na maioria dos casos, é feita em papel especial e impresso com tinta colorida, além do gasto relacionado a envelopes ou plásticos para cobrirem e protegerem o documento.

Com o diploma digital esse problema é eliminado, pois o documento pode ser enviado em meio online para o formando, que decidirá se vale a pena imprimir ou manter arquivado em um computador ou celular.

Outro ponto que merece destaque é o fato de secretarias acadêmicas lidarem todos os dias com um grande volume de documentos impressos. São muitos os processos que envolvem o manuseio de certificados e diplomas em papel, demandando, assim, assinatura dos responsáveis.

Ao utilizar o e-diploma, esse procedimento passa a ser realizada por meio do certificado digital, com assinatura eletrônica, reduzindo consideravelmente o tempo necessário para assinar cada um dos documentos.

Segurança

Nos canais virtuais da escola, site, plataforma de ensino, o certificado digital também torna o ambiente mais seguro, com o certificado SSL. Além disso, os contratos e documentos assinados com ele são mais seguros do que os validados a próprio punho devido à tecnologia criptográfica do instrumento.

A criptografia torna os arquivos praticamente invioláveis. Assim, é mais difícil invadir um sistema no qual há uso de certificado digital. Os documentos também não podem ser alterados, pois apenas quem tem a chave criptográfica consegue fazer alterações.

Eficiência e produtividade

Toda a migração de processos manuais por fluxos de trabalho digitais e eletrônicos proporciona um grande ganho de eficiência e produtividade. Com a assinatura de documentos educacionais utilizando certificados digitais não seria diferente.

Também devemos destacar a questão da mobilidade. Esse benefício atinge tanto a instituição de ensino quanto o próprio aluno, porque ela não precisará da presença física do estudante, e tão pouco do reitor/diretor para assinar os documentos.

Basta estar com o certificado digital instalado em um computador que tenha acesso à internet para proceder com as assinaturas. O aluno, portanto, pode retirar o documento por meio do atendimento online ou no portal exclusivo da instituição.

Para finalizar, com o uso de certificado digital, a instituição de ensino também não precisará se preocupar com o armazenamento de protocolos de entrega ou do próprio diploma do aluno, aguardando o dia no qual ele vai até a sede fazer a retirada.

Toda a guarda desses documentos ocorrerá de forma online, garantindo mais segurança e praticidade no arquivamento de dados importantes dos estudantes.